Komunikacja w biznesie

Zgodnie z aksjomatem Watzlawika człowiek nie może się nie komunikować. Każde nasze zachowanie przekazuje bowiem coś otoczeniu i jest nośnikiem informacji. Nawet w przypadku, gdy nie wypowiadamy żadnego słowa, komunikujemy się z innymi ludźmi pod warunkiem, że widzimy w tym jakiś sens. Śpiewanie w łazience, podczas gdy nikogo nie ma w domu niekoniecznie musi wiązać się z komunikowaniem, gdyż nie chcemy niczego w ten sposób przekazywać. Z reguł jednak komunikacja to podstawowe narzędzie, za pomocą którego jesteśmy w stanie się porozumiewać z innymi ludźmi poprzez komunikację zarówno werbalną, jak i niewerbalną. Przekazywanie komunikatów towarzyszy nam zawsze i wszędzie – zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, dlatego tak ważne jest, by poznać tajniki komunikacji i zadbać o to, by porozumienie między współpracownikami i w relacjach podwładny – przełożony przebiegała pomyślnie, bez zbędnych szumów, twierdzą specjaliści na kursach internetowych.

Komunikacja w biznesie – rozwiązywanie problemów
Niemal na każdym kroku mogą pojawić się problemy dotyczące przeróżnych kwestii. Aby efektywnie je rozwiązywać, warto rozważyć, gdzie leży źródło problemu oraz w jaki sposób możemy u przeciwdziałać, a w przypadku, gdy problem pojawi się ponownie, jakie kroki podjąć. Pozwoli nam to nie tylko zaoszczędzić nasz cenny czas, ale również zapewni dogłębne zbadanie problemu i ewentualne uniknięcie go w przyszłości. Rozwiązywanie problemów w firmie dzieli się na kilka etapów. Należą do nich:
1) Zdefiniowanie problemu. Często pomijamy ten punkt, gdyż członkowie spotkania dochodzą do wniosku, że wiedzą, na czym problem polega. Niestety, nie możemy go rozwiązać nie znając jego źródeł, a skupiając się wyłącznie na rezultatach. Najłatwiej jest rozpoznać problem za pomocą pytań. W ten sposób dojdziemy do zaskakujących wniosków.
2) Analiza problemu. Należy pomyśleć, czy problem pojawia się często, w jakich sytuacjach, czy i jak sobie z nim radzono, czy poprzednie rozwiązania uważamy za efektywne, jakie są negatywne konsekwencje danego problemu, gdzie problem występuje, a gdzie się nie pojawia. Dzięki temu merytorycznie przygotujemy się do dyskusji.
3) Ustalenie kryteriów stanowi najważniejsze stadium rozwiązywania problemów. W praktyce oznacza wszelkie wymagania, które muszą być spełnione, by zostały zaakceptowane przez grupę. Listę kryteriów można porównać do wymagań umieszczanych w ofercie pracy, twierdzą twórcy kursów online.
4) Stworzenie wszystkich możliwych rozwiązań. Pomocna w procedurze może okazać się burza mózgów, na podstawie której wyodrębnia się rozwiązania uznawane przez grupę za skuteczne i takie, które możemy z góry odrzucić, gdyż nie spełniają określonych kryteriów.
5) Analiza rozwiązań z perspektywy spełnienia kryteriów.
6) Dokonanie wyboru najbardziej optymalnego rozwiązania problemu. Można zastosować jedną z trzech metod: kompromis, konsensus lub głosowanie. Konsensus polega na zaakceptowaniu rozwiązania przez członków, chociaż na początku mogli popierać inne rozwiązanie. Kompromis to akceptacja rozwiązania, pomimo braku zadowolenia wszystkich członków. Głosowanie następuje w przypadku, gdy nie możemy dojść do porozumienia za pomocą kompromisu lub konsensusu. Jednak głosowanie to ostateczność.

Komunikacja w biznesie – niewerbalne aspekty
Chociaż komunikacja werbalna odgrywa niebagatelną rolę w rozwiązywaniu problemów w firmie, znaczące oddziaływanie na odbiorcę ma komunikacja niewerbalna, w skład której wchodzą: mowa ciała, intonacja, tembr i barwa głosu oraz proksemika. Zdarza się, że komunikacja niewerbalna a większy wpływ na rozmówcę niż komunikacja werbalna, dlatego warto popracować nad niektórymi aspektami, jeżeli sprawiają nam trudność, przekonują autorzy kursów internetowych.
Może okazać się, że istnieje brak synchronizacji pomiędzy tym, co dana osoba mówi, a tym, co przekazuje za pomocą sygnałów niewerbalnych. Czasami wyciągamy w ten sposób mylne wnioski, ale częściej to nadawca popełnia błędy i nie zwraca uwagi na istotne detale lub chce oszukać siebie i odbiorcę przekazu. Szybko jednak zostaje zdemaskowany, gdyż wnikliwy obserwator jest w stanie rozpoznać przeciwstawne sygnały.
Powinniśmy również przywiązywać wielką wagę do słuchania. Większą część naszego życia słuchamy kogoś nieustannie, ale czy rzeczywiście słyszymy, co się do nas mówi już inna kwestia. Aktywne słuchanie to podstawa udanej komunikacji biznesowej. Kooperacja i wyniki naszej pracy w ogromnym stopniu zależy od umiejętności słuchania i wdrażania wskazówek współpracowników i przełożonego w życie zawodowe. Niełatwo postępować zgodnie z czyimiś poglądami. Zawsze możemy zasugerować inne rozwiązanie, ale musimy wiedzieć, czego dokładnie określony problem dotyczy. Tylko wówczas mamy szansę, że nasza prośba zostanie spełniona. W innym przypadku możemy natknąć się na ścianę, którą trudno będzie przebić. W komunikacji działa bowiem zasada wzajemności: „ja słucham ciebie, jeśli ty słuchasz mnie”.